Чому жодна зустріч не повинна тривати годину?

Правило 10-30-50-90

Виділяйте на кожну зустріч 10, 30, 50 або 90 хвилин -в залежності від складності поставлених перед вами завдань

Складаючи календар, ми зазвичай не замислюємося над тим, скільки точно займе кожне завдання. Це може бути кілька годин, одна година, півгодини або 15 хвилин – будь-які зручні нам відрізки, які використовує кожен додаток-календар. Але в таких рамках ми забираємо у себе до 20% робочого часу в день, розтягуючи завдання на годину або дві. Особливо це притаманне для зустрічей: ми на автоматі припускаємо, що вони займуть годину, навіть якщо обговорювати довше півгодини не буде чого.

Елісон Девіс, засновник і голова «Davis & Company», прийшла до висновку, що зустрічі довжиною 60 хвилин – це марна трата часу. Вона створила для себе правило 10-30-50-90 – стільки хвилин повинна займати кожна зустріч в залежності від того, наскільки складні завдання стоять перед її учасниками.

За 10 хвилин можна обговорити одну невелику проблему з однією людиною: коротко розповісти про прогрес, поділитися враженнями, визначити терміни рішення або в перший раз повідомити колезі про суть проблеми, щоб він потім міг над нею подумати.

30 хвилин вистачить на 60-70% зустрічей, які являють собою або обговорення однієї звичайної проблеми декількома людьми, або серйозна розмова тет-а-тет.

50 хвилин займають зустрічі, де обговорюють відразу декілька проблем або одну серйозну проблему.

90 хвилин тривають зустрічі, де планують довготривалу стратегію і проводять «брейнштормінг» – на них краще не шкодувати часу.

Джерело: inc.com

Вправа, яке занурює в роботу

Беріть на себе завдання, які трохи перевищують ваш рівень кваліфікації

На продуктивність впливають не тільки повідомлення,які відволікають, чи наприклад, хороша погода, а й те, є робочий настрій чи ні. Якщо вам доводилося проводити перед дедлайном безсонні ночі, то ви напевно замислювалися, чому періоди бездіяльності можуть розтягнутися на цілі дні або тижні і чому зануритися в роботу складно, навіть якщо ви займаєтеся чимось цікавим.

Бенгт Яррехулт, професор Технічного університету Чалмерса в Швеції, вважає, що справа в недостатній внутрішній мотивації. Він вивчив роботи психолога Міхая Чіксентміхайі і книгу «Creativity Unlimited» професора Стокгольмської школи економіки Мікаеля Далена і за підсумками склав графік. нього випливає, що на робочий настрій впливають два ключові чинники: складність завдання і набір навичок.

Область вище, де складність завдання сильно перевершує ваші вміння, називається областю стресу, а область нижче, в якій ви вмієте набагато більше, ніж потрібно зробити, – областю нудьги. Балансуючи між ними, ви зможете повністю зануритися в роботу і не відволікатися на подразники. Для цього вибирайте завдання, яке трохи перевищує ваш рівень кваліфікації; навчаючись по ходу роботи, ви збережете задоволення від самовдосконалення, а потім перейдете до більш складних завдань.

За словами Яррехулта, найбільше задоволення від роботи ви отримаєте, наближаючись до межі стресу, але не переходячи її. Хоча короткі стресові періоди можуть квапити проте не варто затримуватися в цьому стані. Коли ви відчуваєте основні ознаки стресу (наприклад, дратівливість, головний біль і напругу в шиї або безсоння), візьміться за щось простіше або тимчасово припиніть роботу.

«Я впевнений, що ми не можемо розділяти внутрішню і зовнішню мотивацію, просто тому що зовнішній мотивації не існує. Коли ми говоримо про матеріальні заохочення з боку, які отримуємо за виконану роботу (наприклад, «якщо зробиш це, отримаєш стільки»), ми просто намагаємося замінити справжнє натхнення – ту радість, коли ми бачимо втілення своєї мрії »

Джерело: innovationmanagement.se

Як розпізнати «хейтера»

Перш ніж реагувати на критику, розберіться, чого саме домагається її автор

Зазвичай коло людей, які оцінюють вашу роботу, не обмежується безпосередньо начальником: в обговоренні беруть участь і колеги, і ваші друзі або близькі, і навіть люди, абсолютно з вами не знайомі. Реакція на роботу рідко буває однозначною, а кількість інформації настільки велика, що відокремити корисні конструктивні судження від інших непросто.

Каліфорнійський журналіст Енн Фрідман створила схему – шкалу координат, яка допоможе грамотно сортувати «фідбек». Вісь Y відповідає за раціональність того, що вам говорять, а вісь X – за ступінь вашого знайомства з людиною. У підсумку виходять чотири категорії людей: критики, фанати, псевдодрузі і хейтери.hayter

Критики добре знайомі з вашою роботою і можуть порадити щось путнє, тому до них краще прислухатися. Фанати проводять з вами багато часу і зацікавлені в успіху – тому їх коментарі також цінні. Псевдодрузі – це люди, які дуже добре вас знають, але не дуже добре до вас ставляться, тому їх коментарі спрямовані не стільки на допомогу, скільки на підкреслення ваших недоліків. Іноді вашим псевдодругом може бути і власне відчуття невпевненості. Нарешті, хейтери, вони нічого про вас не знають і не цікавляться вашою роботою – взаємодія з ними не принесе ніякої користі.

Тому Енн Фрідман радить привласнити кожному коментарю своє місце на шкалі, щоб оцінити його користь і виробити план дій.

«Я не вважаю всіх критиків Хейтерами. Якщо я отримую негативний фідбек від своїх близьких людей, або експертів, або людей, які хочуть мого професійного зростання, – я слухаю. Їх слова змушують мене краще працювати. Але ніщо не мотивує мене так, як Хейтери».

Джерело: nymag.com

Увімкніть музику з відеоігор

Увімкніть музику з відеоігор під час роботи

Чи допомагає музика під час роботи або заважає – питання суперечливе. Наприклад, дослідження університету штату Іллінойс показує, що музика підвищує продуктивність будь-якого виду роботи на 6,3%. Автори сайту Workplace Doctors, навпаки, призводять цілий ряд досліджень, які показують, що музика роботі тільки шкодить. Проте багато людей запевняють, що краще працюють під музику – просто тому, що вона допомагає зосередитися.

Вибір музики для роботи залежить від особистих переваг. Є, наприклад, «ефект Моцарта»: вважається, що певна музика – в тому числі класичні твори Моцарта – покращує просторово-тимчасове мислення. Втім, багато хто називає цей ефект міфом і говорить, що класика нітрохи не краща за інші жанри.

У той же час музика, відповідна для роботи, повинна володіти кількома простими якостями: бути інструментальною (на слова дуже легко відволіктися), монотонною і не дуже складною – такою, щоб не виникало бажання прислухатися. В цю категорію ідеально вписуються «саундтреки» з відеоігор. Вони в більшості випадків написані спеціально для того, щоб, з одного боку, грати на задньому плані і не привертати уваги, з іншого – допомагати зосередитися. І вона повторюється: написана так, щоб один і той же трек міг грати по колу.

Ось ще одна цікава ідея: музика з відеоігор допоможе сприймати роботу як відеогру – в хорошому сенсі. Автор книги «SuperBetter» Джейн Мак Гонігал вважає, що відеоігри вчать нас долати перешкоди, фокусуватися на завданнях і не здаватися – і всі ці навички можна застосувати в житті. Музика з відеоігор написана спеціально для того, щоб ми виконували завдання і переходили на наступний рівень, так що вона допомагає перенести цей образ думок і на роботу.

Джерело: fastcompany.com

Правило 20-4-2

Раз в півгодини вставайте мінімум на 4 хвилини і 2 хвилини виконуйте фізичні вправи.

Не секрет, що сидячий спосіб життя, характерний для багатьох сучасних професій, погано впливає на здоров’я – серед можливих наслідків вчені називають, наприклад, рак і діабет. Однак просто обладнати офіси столами для роботи стоячи недостатньо.

«Суть полягає у тому, що потрібно чергувати сидячу роботу і фізичні вправи. І сидіти, і стояти цілий день – однаково погано », – заявив Алан Хедж, професор ергономіки Корнельського університету. На основі своїх досліджень Хедж пропонує стежити за тим, щоб на кожні півгодини робочого часу припадало вісім хвилин роботи стоячи і дві хвилини для найпростіших фізичних вправ – прогулянок або розтяжки.

Інше дослідження, проведене на замовлення міністерства охорони здоров’я Великобританії, показало, в яких пропорціях краще поєднувати сидячу роботу і фізичну активність. Для того щоб не завдавати шкоди здоров’ю, потрібно працювати стоячи, ходити або гуляти на свіжому повітрі 4 години на день, з них 2 години – в робочий час. Досягти цього можна, поєднуючи роботу сидячи і стоячи або перериваючись на фізичні вправи.

Для того щоб запобігти наслідкам сидячої роботи, необов’язково встановлювати спортивні рекорди або вибирати травматичні види спорту. Допоможуть будь-які, навіть найменші зусилля: стояти в громадському транспорті, частіше підніматися по сходах або навіть просто багато ходити – як показали трирічні спостереження за 13 000 жінок, менш терплячі в результаті виявлялися здоровішими.

Джерело: quora.com

Як зробити дедлайни загрозливими?

Подумки зв’яжіть дедлайн з поточними подіями –
так він стане наочніше.

Ознакою налагодженої системи продуктивності можна вважати те, що дедлайни перестають бути проблемою. Розподіляючи завдання і приділяючи їм належний час, можна уникнути безсонних ночей і почуття провини. Але було б це так, ви, напевно, цю рубрику б не читали, – а значить, як і більшість людей, потребуєте нових способів для організації роботи.

Дослідники з’ясували, що ми ставимося до дедлайнів серйозніше, якщо вони припадають на той же рік або місяць, що і початок роботи, навіть якщо термін на завдання відведено однаковий.

Учасників експерименту розділили на дві групи; першій групі дали завдання в червні, дедлайн якого був в грудні, а іншій – в липні з дедлайном в січні. І хоча обом групам надали однаковий час, саме перша краще впоралася із завданням.

Більш того, навіть маркування кольором допоможе дотримати терміни. Якщо відрізок від початку і кінця завдання зафарбувати одним кольором у календарі, створивши «тайм лайн», дедлайн стане більш наочним і допоможе усвідомити, що почати роботу потрібно вже зараз, а не в далекому майбутньому.

Почати дотримуватися дедлайну так складно тому, що на психологічному та емоційному рівні ми вважаємо себе в майбутньому вже іншою людиною, відповідно, набагато менше дбаємо про майбутні проблеми. Саме до таких висновків прийшли дослідники на чолі з професором Нью-Йоркського університету Хелом Хершфілдом, досліджуючи мозкову активність за допомогою МРТ. За уявлення про наше власне майбутнє відповідають ті ж ділянки мозку, що і роздуми про голлівудських акторів, які, на нашу думку, ніяк не пов’язані з нами.

Коли ви уявляєте свій наступний день народження, ви бачите це на власні очі. Але уявний Ваш день народження через 20 років – це особа старшого віку, яка задуває свічки. Так думає більшість людей, проте є і ті, хто думають про себе в майбутньому в першій особі.

Джерело: hbr.org

Стратегія «шахового годинника»

Налаштуйте ваш комп’ютер або смартфон так, щоб він щогодини оголошував, скільки зараз часу, бажано голосом

Працюючи в офісі, іноді можна пробайдикувати цілий день. Вранці – за ненав’язливою бесідою з колегами, днем – за стрічкою соціальних мереж і сайтів з новинами. Час пролітає непомітно, і ввечері ви раптово усвідомлюєте, що не зробили нічого корисного, хоча завтра відбудеться важлива зустріч або нарада, до яких треба було підготуватися.

Ваш робочий день придбає ритм, і ви будете встигати більше – залишиться навіть час на відпочинок

Кращий спосіб цього уникнути – працювати в робочий час і відпочивати на перерві, якими нехтувати теж не можна. Переключитися на новий режим може бути непросто, а тому проміжне рішення буде доречним. Ним може стати таймер, який щогодини оголошує, котра зараз година. Він допоможе тримати себе в руках, усвідомлювати, як довго ви займаєтеся справами, і краще зосереджуватися. Ваш робочий день ввійде в ритм, і ви будете встигати більше – залишиться навіть час на відпочинок.

таймер
Включити таймер можна декількома способами. Якщо ви користуєтеся Mac OS X, то можете зайти в «Системні налаштування» (System Settings), звідти в «Дата і час» (Date and Time) і у вкладку «Годинник» (Clock). Тут ви можете поставити галочку внизу, і комп’ютер буде щогодини оголошувати вам, котра зараз година, при бажанні можна вибрати голос. Користувачам Windows доведеться повозитися трохи довше, але підійде і розширення для Google Chrome. Нарешті, якщо механічний голос буде виводити вас із себе, можна обмежитися будильником на смартфоні, який буде звертати вашу увагу на те, що минула ще одна година. Можливо, ви відчуєте користь не відразу, а через кілька днів – але це варте того, щоб спробувати.

Джерело: thenextweb.com